Как повысить эффективность и сократить расходы медицинской организации: бережливые технологии в помощь

Учреждения здравоохранения сталкиваются с такими же проблемами, как и любое производство - нерационально организованные процессы, лишние перемещения сотрудников и документов, ожидание визы руководителя, нехватка одних и излишек других медикаментов и расходных материалов — все это отражается на общей эффективности работы учреждения и удовлетворенности пациентов. Несовершенство в рабочих процессах приводит к финансовым издержкам, что наносит сильный удар по экономике организации.
Одной из актуальных проблем современной медицины является административное обеспечение её деятельности. Процессы, связанные с перемещением сотрудников, документооборотом часто становятся камнем преткновения, порождая проблемы как для сотрудников медицинских учреждений, так и для пациентов.
В качестве примера подобных обстоятельств можно привести наиболее распространённые ситуации:
• Неэффективное использование рабочего времени врача и медицинской сестры: ведение бумажной мед. карты, ведение отчётности на бумаге – огромное количество бумажной работы вызывает дополнительные временные издержки, задерживая процесс работы всех сотрудников и пациентов (мед.сестрам в стационарах приходится заполнять множество бумажных журналов).
• Длительное ожидание обследования, связанное с дефицитом оборудования, неравномерным распределением оборудования и специалистов – большие очереди на обследование вызывают недовольство как врачей, так и пациентов, снижение качества диагностики.
• Нерациональная организация процесса приёма пациентов – в пиковые часы у кабинетов врачей часто возникают очереди длительностью до нескольких часов.
• Неэффективное использование средств медицинской организации на покупку лекарственных средств - отсутствует понятная и обоснованная система планирования запасов на уровне отделений, медицинское учреждение могло закупать лишние препараты, что влекло неэффективное использование средств ОМС. И напротив, не вовремя получало нужные лекарства, что могло привести к остановке оказания медицинской помощи пациентам. Выяснилось, что заявки отделений формировались на основании данных прошлого года, не велась аналитика расходов медикаментов.
Можно привести большое количество подобных примеров проблем, влекущих снижение эффективности работы медицинского учреждения и удовлетворённости пациентов, а также серьёзные финансовые издержки.
Для решения проблем подобного формата существуют инструменты повышения эффективности деятельности, активно продвигаемые в том числе и на государственном уровне – в рамках проекта Бережливая поликлиника. Бережливое производство – перспективное и актуальное направление, получившее своё развитие во многих сферах, вобравшее в себя международный опыт оптимизации деятельности. Особенность и уникальность инструментов бережливого производства в универсальности — с их помощью можно оптимизировать процессы в любой отрасли.
Целью применения инструментов бережливого производства в медицине является: повышение эффективности деятельности как отдельных сотрудников, так и мед. учреждений в целом; оптимизация временных затрат на те или иные действия; определение возможных путей снижения финансовых затрат и другие.
При помощи инструментов бережливого производства любой процесс раскладывается на отдельные шаги, создается карта процесса, анализируется каждый шаг, выявляются проблемы и коренные причины этих проблем, критически взглянув на то, что делают сотрудники и пациенты, не принимая во внимание уверения, что «это ни в коем случае нельзя изменить, мы всегда так делали», перестраивается процесс, решая проблемы, облегчая жизнь сотрудникам и пациентам. Решения зависят от конкретной ситуации, потерь, выявленных в конкретном процессе.
Например, одним из решений проблем, выявленных в ходе работы над процессом управления запасами медикаментов и расходных материалов стало изменение подхода к формированию заявки на следующий год — отделения стали формировать заявки по фактическому расходу за пять лет, а также проводить их через экспертизу клинических фармакологов для исключения приобретения непрофильных препаратов.
Значительный опыт Федерального центра компетенций в сфере производительности труда (ФЦК) показывает, что применение инструментов бережливого производства позволяет на 20% снизить административно-хозяйственные расходы медицинской организации, до 30% снизить время протекания ряда процессов, на 20% увеличить полезное время сотрудников, что в итоге позволяет повысить удовлетворенность сотрудников и пациентов.
Хотелось бы закончить цитатой Генерального директора ФЦК Н.И. Соломона: "Инструменты, которые мы применяем на производствах, на самом деле могут использоваться везде: в образовании, в медицине, в госуправлении. Цель — сделать рабочий процесс удобным для сотрудника, понятным для руководителя и эффективным для клиента. Поликлиники без очередей, удобные регистратуры, комфортный прием врача, лекарства в нужном объеме и средства на модернизацию — все это возможно организовать и высвободить с применением бережливых технологий".